交流会の参加者満足度を上げるには

先日、地域の商工会主催の八王子・町田・相模原広域ビジネス交流会に参加してきました。その模様は会社ブログの方に書いてありますのでご確認ください。

令和元年度 八王子・町田・相模原広域ビジネス交流会

交流会の良し悪しを左右する3要素

さて、様々なビジネス交流会に参加していますが、交流会の良し悪しを分けるのは、

1. 参加者の質
2. 交流のシステム
3. 進行役の存在

と思います。

満足度の高い交流会、つまり、目的に沿う交流会というのは、あくまで私が経験した範囲では上記3つを満たしている気がします。

こういうの関係なくきちんと成果を上げる方法は運営者サイドではなく参加者サイドにあるのですが、それはまた今度。私はそれを知っているので、上記3つの要素をまるで満たしていないの上記交流会でもそれなりに成果を上げることができましたが、それだとこの会がブラッシュアップして今後良くなっていく芽を摘んでしまいますので少し解説。

この記事が八王子、町田、相模原の各商工会関係者の目に触れることを願っています。

それでは交流会参加者の満足度を高める3つの要素についてそれぞれ解説していきましょう。なんらかの交流会を主催される方には参考になると思います。

参加者の質

参加者の質というのは、交流会の趣旨に沿っているかどうかにかかっていますから、交流会のコンセプトの良し悪しそのものだと思って良いでしょう。

中でも一番需要なのが、「交流会参加者に一定の条件を求める」ということです。

参加すべき人、参加すべきでない人を定義する。後者を定義するだけでも参加者の質は大分良くなります。

今回の交流会で言えば、代表者じゃない人の参加は避けていただいた方がよろしかったかと思います。とくに営業職の方だと売り込み感が出すぎてしまいますし、何より限られた時間の中で交流するとなると代表者でないというだけで交流の機会をロスします（無視されます）。

交流のシステム

交流のシステムというのは、グループ分けや自己紹介の方法、販促品（配布物）の展示方法などのことです。

かつて満足度の高かった交流会では事前に参加者リストと共にプロフィールや事業内容、参加目的などの摘要が一覧で配布されました。今回も「企業ガイドブック」なるものが配布されはしたのですが、メッセージ欄に書く内容が統一されておらずバラバラでとても使いづらかったですね。書き方のガイドをつけるだけでなく禁止事項や注意事項を加えることで、逸脱した内容にならないよにすると良いです。

グループ分けについては事前にマッチングしそうなところがわかっていればテーブルが同じになるように工夫したほうが良いかと思います。

販促品（配布物）の展示方法も事前に申し込みをしているところについてはネームプレートを用意するなどもっと気が利いていると良かったです。

進行役の存在

商工会議所の交流会なので各テーブルに商工会議所の方を配置し進行役となっていただくと良かったかと思います。

進行役がいない場合、場馴れしている人がいないと盛り上がらず暗くて悲惨なテーブルになりかねません。そもそもグループ分けしたときに興味のない業種・職種の方ばかりだと自己紹介する気もなくなるのか、社名と名前、事業説明を簡単にして終わりという方も多かったです。

業種業界は絞って交流会をすべき、という意見も聞かれましたが、これは難しいですよね。異業種交流はとても大切です。異業種であれ互いに興味が持てるようにするために、専門的なところはひとまず置いておいて皆さんが興味持ちそうな話題を質問によって引き出していくのも進行役の大切な役目と思います。進行役がいないと質問すら起きないので、一周ぐるっと自己紹介が終わってあとは沈黙、ということになりがちです。

進行役はとても大切で、少なくとも自分が担当するテーブルの企業のニーズや課題、特徴についてよく熟知した上で、紹介役にもなれると良いです。気の利いた交流会では担当者というかエージェント的な人がついて交流を希望する人とどんどん引き合わせてくれたりまします。

開催するだけではなく成果を

広域ビジネス交流会は毎年恒例にはなっていますが、やることが目的化していないでしょうか。

開催の意義、求める成果、そういったことを主催者側がもっと突き詰めて考えていたならば、アンケートの内容も含めもう少し気の利いた交流会になっていただろうと思慮します。

こうした提言はおせっかいにもなりかねませんが、せっかくの機会をより良いものとすることで、良縁を育み、新しいビジネスを生み出し、地域社会を豊かにしていく契機になれば幸いです。